2File documentbeheer en digitaal archiefIedereen kent de 'mappenbende' die op een computer ontstaat als er veel bestanden worden opgeslagen. Bestanden zijn moeilijk te vinden of staan zelfs meerdere malen in uw systeem. Maar ook het papieren archief is een tijdrovende factor. De documenten zijn nog niet gearchiveerd kan men slecht vinden of liggen in of op een bureau. Het zoeken, sorteren, archiveren in een archiefkast kost vaak meer tijd dan u verwacht! Ook Email staat vaak op diverse plaatsen (inbox, outbox en bij meerdere personen..) Alle belangrijke email van bijvoorbeeld projecten, produkten etc.. van meerdere personen kunt u op 1 plaats eenvoudig vanuit MS Outlook archiveren. U kunt daarmee alle correspondentie gecentraliseerd opslaan en toegankelijk maken voor iedereen in 1 systeem. 2File is een totaal oplossing voor Document en archief beheer Informatie aanvragen Als u meer informatie van ons wilt ontvangen dan kunt u een email sturen aan : info@2basix.nl Waarom 2File♦ Het is een software oplossing die op ALLE fronten betaalbaar is ♦ 2File heeft GEEN extra servers of systemen nodig. ♦ 2File is zeer flexibel in te richten en kan voor vele taken ingezet worden : ISO documentatie, projectbeheer, eenvoudig debiteurenbeheer, Produkten database Postregistratie, Fotoarchief, Email archivering etc.... ♦ 2File is een eenvoudig programma zonder al te veel 'toeters en bellen' ♦ 2Basix heeft een goede service met betrekking tot uw vragen en wensen Waarom een digitaal archief♦ Efficiëntieverbetering : Het zoeken naar informatie is eenvoudiger en vele malen sneller ♦ Geen gegevensverlies : Nooit meer informatie kwijt! ♦ Papierreductie : Minder papier vanwege digitale distributie ♦ Ruimtebesparing : Een dergelijk systeem bespaart veel ruimte en capaciteit van de servers. Fysieke opslag van documenten kost jaarlijks veel ruimte en tijd, en digitale opslag is in veel gevallen goedkoper dan fysieke opslag. ♦ Klantgerichtheid : Direct antwoord kunnen geven op vragen van klanten, medewerkers en leveranciers. ♦ Betere ondersteuning van werkprocessen : Documenten zijn voor iedereen, overal en altijd beschikbaar. ♦ Integratie van processen & systemen : Betere en snellere informatieoverdracht ♦ Voorkomen van dubbelingen : Gegevens één maal opslaan en verwerken ♦ Waarborging van gegevens : Een digitaal archief kan eenvoudig elders opgeslagen worden voor back-up Het is daarmee ook eenvoudig brandveilig te maken!  Wat kan 2File♦ Archiveren Bestanden kan men op een eenvoudige wijze en op diverse manieren eenvoudig toevoegen. Ook vanuit Outlook kan men email eenvoudig archiveren. 2File heeft een standaard ontdubbelings module die gebruikt maakt van MD5. ♦ Zoeken 2File werkt met zoektermen (ook wel metatags) die u naar eigen inzicht kun aanmaken. Bestanden zijn zo eenvoudig op meerdere argumenten snel terug te vinden. Verder heeft 2File een eenvoudige 'zoekmachine' manier om snel de goede gegevens te vinden. ♦ Interne distributie van bestanden en documenten Met 2File kan men intern per email linkjes versturen in plaats van de echte bestanden. Men kan hiermee voorkomen dat bestanden meerdere malen in diverse systemen staan. ♦ Voorbeeldscherm Het voorbeeldschern geldt voor een aantal zeer gangbare bestands- en fotoformaten. Voor fotobestanden zijn er handige opties zoals, view, zoom, rotate... Document formaten: PDF,XLS,PPT,DOC,RTF,TXT,WRI,WPD,WPS,WPT,MCW,TXT Grafische formaten: JPEG,JPG,BMP,GIF (ook animated),TIFF,TIF (ook multi page),WMF,PNG,EMF,DIB,ICO. CAD formaten: DWG,DWF,DXF (via een speciale gratis tool). ♦ Importeren Er is een import beschikbaar waarmee men een bestaande map met bestanden in 1 keer eenvoudig kan toevoegen. ♦ Exporteren Wanneer u gerichte selectie van bestanden heeft gemaakt, kunt u deze selectie exporteren naar bijvoorbeeld uw laptop of een cd-rom. ♦ Gebruiksvriendelijk ♦ U kunt in de windows verkenner documenten met één muisklik tijdelijk opslaan in uw 2File-inbox om op een later tijdstip alles tegelijk te archiveren ♦ Eenvoudige Drag en drop mogelijkheden van bestanden en MS Outlook items ♦ Vanuit 2File stuurt u eenvoudig documenten als bijlage met uw e-mail mee UitbreidingenIn de komende tijd gaan er een aantal zaken bijkomen in 2File, De huidige functionaliteit zal uitgebreid gaan worden met de volgende items: ♦ Versie beheer (module) ♦ Workflow (module) ♦ Scanner ondersteuning op basis van TWAIN ♦ Koppeling 2Crm Gereed Wat kost 2FileVoor prijzen kunt u bij ons een passende en concurerende offerte aanvragen en starten bij 250 € voor de Lite versie. ♦ LITE Versie ♦ 1 gebruiker ♦ Mogelijke Modules : Versiebeheer ♦ Geschikt voor netwerk, laptop of een enkele PC ♦ 5000 bestanden per jaar archiveren ♦ PRO Versie ♦ Multi user. (2 gelijktijdige gebruikers worden meegeleverd) ♦ Mogelijke Modules : Workflow, Versiebeheer ♦ Geschikt voor netwerkgebruik (Inlog mogelijkheden en rechten structuur) ♦ Geen beperking op aantal bestanden op jaarbasis. ♦ Uitbreidingen ♦ Extra Bestanden per jaar archiveren uitbreiding (per 5000 voor de LITE Versie) ♦ Extra gebruikers (PRO Versie) ♦ Module Workflow (PRO Versie) ♦ Module Versiebeheer (PRO en LITE Versie) ♦ Licentiekosten / Gebruiksrechten ♦ 25% van de op dat moment geldende aanschaf prijs incl. de uitbreidingen (per jaar) ♦ Voor dit bedrag krijgt u : Ondersteuning per email Updates (waaronder product verbeteringen) Gebruiksrecht van de software * Alle prijzen zijn Excl BTW. en onder voorbehoud |
Informatie, offerte of meer informatie aanvragen ?
Stuurt u ons dan een email : info@2basix.nl
Zoektermen : dms, document beheer programma, document beheer, document management, inscannen, digitaal archief, email archivering, email archief, versiebeheer, workflow, metatags, meta tags